スタッフブログ

社内では度々研修を行っています。
業務内容ごとに研修があったり、全体の知識向上のための研修があったりと内容は様々です。
年に一度は会議室を借りて一日がかりの研修の日もあります。
今週は実務経験があまりない人を対象にした研修予定です。
事前にテーマをお伝えしているので、その内容について回答できるようにすべく社内でザワザワしている感じがします。

私は今回の研修では受ける側ではなく、チェックする側ですが
そんな私も5年前は研修を受ける側でした。
入社して間もなくだったこともあり、研修内容にまったくついていけなかったことを覚えています。
なんとなく分かっていた気になっていたことが通用せず、理解度の甘さに気づかされました。
順位もおそらく最下位だったと思います。
負けず嫌いなこともあり、とても悔しかったです。

研修内容を何回も復習し、分からないこと・理解できないことは先輩方に相談し自分なりに理解できるまで落とし込みました。
結果、昨年の研修では上位の成績を収めることができました。

研修やテストと聞くと嫌なイメージがあり、
悪い点数だったらどうしよう
上手くできなかったらどうしよう
とネガティブになってしまいますが、それは成長できるチャンスだと思っています。
上手くいかなかった自分自身を見つめなおし、次に活かすことが大事だと思っています。
挑戦し、失敗した数だけ成長はできますので
良い機会だと思って取り組んでもらいたいです。

毎週金曜日、管理職が集まり、1時間程度会議を行います。

この会議は、
Y（役員）、B（部長）、GSM（業務シニアマネージャー）が
参加しており
通称「YBGSM MT」と呼ばれています。

最初はその名称になれるまで少し時間がかかりましたが、
最近は普通に呼んでいる自分がいます（笑）。

会議では、さまざまなテーマが話し合われます。

最近では
・コンサルタント研修について
・ChatGPTの運用について
・税制改正に伴う会計処理の手順について
・自社で開発した計算Excelの仕様について

など業務改善や業務の質の向上を目指して
議論が進められています。

業務改善に使えるツールは何か？➡DX部・管理部
当たり前と思っている業務に無駄はないか？➡業務部

など、各部門がそれぞれの役割を果たしながらも

「お客様やスタッフをはじめ、JASTISに関わるすべての人々が、
共に喜びや満足を感じながら過ごせるような環境を作りたい」

という共通の想いで
話し合いが進められております。

会議は常に前向きな方向へ進んでおり、
建設的な議論が行われています。

またYBGSM MTでは、
無駄な時間を無くすための取り組みとして
会議はスタンディングで行われています。

それぞれの部長・GSMが
より良いお客様への提案や
自分の課のメンバーを思いやり、
かなり白熱した議論となることもしばしば…。

しかし、それがより良い事務所を
作っていくための原動力にもなっております。

良い事務所を作っていくための課題は何かを解決すれば、
また新たな課題が見つかって…と常に完璧な状態にはなりません。

それでも模索を続けながら、昨日より今日、
今日より明日と、すべての人たちが幸せになる道を探し続け、
日々精進していけたらと思っております。

本日の朝、事務所全体でChatGPTを今後活用していくという方針が発表されました。

この発表がある前から私はすでに上司に勧められて、先に業務にChatGPTを取り入れていました。

業務で定型文ではなく自分で文章を作成する際に、内容がまとまりきっていない場合でも、分かりやすく丁寧な文に整えてくれます。

これまでは、お客様に分かりやすく伝えるために、自分で文章の構成を工夫して作成していましたが、ChatGPTを活用することで、伝えたい内容を大まかに入力するだけで、文章をある程度整えてくれるようになり、業務の効率が上がりました。

これまでは、難しい言い回しを使ってしまい、かえって分かりにくい文章になってしまうことが多く、いつも悩んでいました。

日々の業務を進めるうえで、大きな助けとなっています。

ただし、まだ完全に信頼できるわけではないため、専門的な内容を確認する際には、必ず自分で裏付けを取らなければなりません。

直近でマニュアルを作成する機会がありましたが、ChatGPTが参考になる文章を提案してくれたおかげで、想像以上に作業を進めることができました。

今後の業務においても積極的に活用し、仕事の精度と効率の向上につなげていきたいと考えています。

※今回のブログでも、少しだけ活用しています。

コンサルへ上がるために、2週間に一度、上司とマンツーマンで勉強会をする機会を設けていただいております。

調べた内容や決算の指摘であった内容を資料を作成し、説明の順番を事前に整理して勉強会に挑んでおります。

順番通りに説明しようとして、資料を見つめてしまい相手の目を見て話せなかったり、説明が飛んでしまったりまだまだ、足りない部分が多いです。

事務所の人だから伝わる部分がありますが、お客様の中には専門用語で伝わらないものがあり、それを間に説明するなどお客様の理解度を見るためにも、相手の反応をうかがうことが必要かなと思いました。

勉強会の内容を録音し、文字起こしをすると「えっと」や「まぁ」が多く、詰まることも多々あったため減らさないといけないと思いました。

文字起こしした内容をChatGPTに評価してもらうと

✨ 総合評価
項目	評価	コメント
内容の実用性	★★★★★	実務的で非常に有益
説明の明瞭さ	★★☆☆☆	構成の整理が必要
根拠の明示	★★★★★	通達・法令に基づいて明確
プレゼン技術	★★★☆☆	話し方や言葉の整理に余地あり
補助資料	★★★★☆	エクセル活用は良いが補足説明があると
更に◎


と評価されており、説明の明瞭さやプレゼン技術がイマイ
チという結果になっています。
説明の仕方や話し方にまだ問題があると捉えられます。


説明がちゃんとできなければ、お客様に判断をゆだねる際
に困ってしまうためこの勉強会を通じてレベルアップいた
します。

↑ いつも研修時に使用する中央ソファエリア

そこで行われた今朝の研修会の様子。

講師が75インチのモニターに資料を投影して

マイクを持って説明しています。

また、登戸事務所やテレワーク中の人、移動中の人が聴講できるようにzoomで中継しています。

講師担当は

皆が理解できるよう

事前にしっかり準備してくれています。

人前で話すことは緊張もするし大変だと思いますが

回数を重ねて皆説明が上手になっていく姿を見れるのは

とても嬉しいですね。

管理部からも業務効率化のためのツールの説明がありました。

説明後には質疑応答を行うのですが

皆の前でオープンに質疑応答が行われることは

非常に良いと感じます。

理解不足を補えたり

新たな知見を得たり

また、新たな疑問が沸いてきたり。

思い起こせば

21年前に独立した一年目は

自分一人で知識を得ていくしかありませんでした。

今は一緒に働く仲間がいて

社内で様々な知識を得られることは

本当に有り難いと感じます。

より良く変化すべきところは変化し

良い文化は変えずに残し続けていかなければ

と講師の話を聞きながら

決意を新たにしました。

皆がJASTISで働いてくれることに感謝です。

ありがとうございます。